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"Regolamento di conciliazione societaria di CONCILIA SRL"
Art. 1 – Ambito di applicazione
Concilia S.r.l. (“Concilia”) amministra, in base al presente Regolamento, la procedura della conciliazione di una controversia in una delle materie di cui all’art. 1 D.Lgs. n. 5/03, che verta su diritti disponibili dalle parti. Le parti ed il conciliatore possono concordare delle deroghe al Regolamento.
Art. 2 – Avvio della procedura di conciliazione
La parte può avviare nei confronti di una o più parti la procedura di conciliazione depositando la “Domanda di conciliazione societaria” entro 30 giorni. Decorso inutilmente tale termine o in caso di non adesione, la Segreteria comunica il termine della procedura alla parte istante. In caso di adesione, la Segreteria designa il conciliatore e stabilisce la data ed il luogo dell’incontro di conciliazione, ai sensi del presente Regolamento. La Segreteria comunica alle parti la sospensione della procedura se non è stata versata almeno metà delle “Spese di conciliazione” previste dalle Tariffe prima dell’incontro di conciliazione. In mancanza di tale pagamento entro 180 giorni dalla sospensione o in caso di rifiuto espresso delle parti di pagare, la Segreteria comunica alle parti il termine della procedura.
Le parti hanno la facoltà di velocizzare la procedura depositando la “Domanda congiunta” di conciliazione. Le parti possono depositare le proprie domande anche in carta libera, purché riportino gli stessi dati contenuti nei moduli Concilia.
E’ facoltà di Concilia predisporre altri moduli o schemi di accordi di conciliazione per l’avvio della procedura.
Art. 3 – Conciliatore
Il Conciliatore è l’esperto di tecniche di conciliazione, che aiuta la soluzione stragiudiziale delle controversie tramite degli accordi stipulati dalle stesse parti. Il Conciliatore non ha il potere di decidere la lite.
Il Conciliatore opera con informalità, neutralità, indipendenza, imparzialità e nel rispetto del Regolamento e delle “Norme di comportamento” dei conciliatori di Concilia.
La Segreteria designa il Conciliatore, idoneo al rapido e corretto svolgimento dell’incarico, dalla lista dei propri conciliatori, tenuto conto di eventuali richieste congiunte delle parti e di prescrizioni di legge.
Il Conciliatore accetta l’incarico ed i suoi obblighi sottoscrivendo l’apposita “Dichiarazione di imparzialità”, senza cui la procedura di conciliazione non può avere inizio. Accettato l’incarico il Conciliatore vi può rinunciare (anche durante la procedura) solamente per giustificato motivo e previa comunicazione alle parti ed alla Segreteria. In tal caso è sostituito dalla Segreteria senza oneri per le parti, mentre il “Comitato della Conciliazione” può valutare la condotta del conciliatore a fini disciplinari.
La parte ha sempre la facoltà di richiedere la sostituzione del conciliatore per giustificato motivo. Il Comitato della Conciliazione decide sull’istanza di sostituzione. Nel caso di accoglimento dell’istanza, la Segreteria comunica il nuovo conciliatore, senza alcun onere per le parti.
In controversie complesse, la Segreteria può concordare con le parti la nomina di un coadiutore del conciliatore.
Art. 4 – Segreteria
La Segreteria svolge la sua attività con imparzialità, neutralità, riservatezza, informalità e per favorire la speditezza delle procedure di conciliazione. La Segreteria non svolge attività di consulenza giuridica o di conciliazione e non entra nel merito della lite.
La Segreteria organizza l’incontro di conciliazione ai sensi del presente Regolamento e provvede alle comunicazioni necessarie con il mezzo ritenuto più idoneo.
La parte che ha depositato la domanda può richiedere alla Segreteria di attestare per iscritto: il deposito della domanda, l’avvenuta o mancata risposta dell’altra parte, la decorrenza del termine previsto per la conclusione della procedura.
Art. 5 – Incontro di conciliazione
La Segreteria fissa il luogo e la data dell’incontro di conciliazione in una delle sedi della conciliazione societaria di Concilia. Le sedi individuate da Concilia per l’eventuale successiva omologazione del verbale di conciliazione sono comunicate al responsabile del registro degli organismi di conciliazione del Ministero della Giustizia.
La Segreteria fissa, in modo insindacabile, la sede dell’incontro previa equa valutazione dei dati forniti dalle parti nelle domande di avvio della procedura e di richieste congiunte. Il luogo stabilito per svolgere l’incontro di conciliazione è derogabile solamente per singoli atti e se vi è un accordi tra le parti ed il Conciliatore.
conciliazione: la sede di Concilia, in Roma a Via Archimede, 191 - CAP 00197, o le sedi dei conciliatori di Concilia pubblicate sul sito Le parti partecipano all’incontro personalmente o tramite un rappresentante, che comunica al Conciliatore se ha il potere di definire la controversia. Le parti si possono fare accompagnare all’incontro da persone di fiducia (ad es. avvocati, consulenti, associazioni di consumatori), ma devono comunicare con congruo anticipo alla Segreteria i nominativi dei partecipanti. Le parti partecipano all’incontro con reciproco rispetto e con l’impegno di mantenere riservato il contenuto della riunione. Le parti partecipano alla conciliazione su base volontaria e sono sempre libere di abbandonare la procedura , comunicandolo al Conciliatore.
Il Conciliatore conduce l’incontro senza formalità e può sentire le parti congiuntamente o separatamente. Il Conciliatore non prende decisioni vincolanti in merito alla lite, ma le parti possono concordare di chiedere al Conciliatore di prospettare una ipotesi di soluzione della lite.
Il conciliatore può chiedere il parere e/o l’assistenza di un esperto per dirimere profili di rilievo tecnico e/o specialistico, purché le parti concordino di sostenerne gli oneri. L’esperto deve avere gli stessi requisiti di imparzialità e neutralità del Conciliatore.
La procedura, improntata alla rapidità, di norma si esaurisce in un unico incontro, ma il Conciliatore e le parti possono concordare degli incontri successivi, a breve intervallo di tempo.
Art. 6 – Conclusione dell'incontro
La procedura di conciliazione si conclude con l’accordo di conciliazione o con il decorso di 30 giorni dal primo incontro di conciliazione senza che le parti ed il Conciliatore concordino una proroga del termine della procedura, o nei casi in cui si riscontri un mancato pagamento nei termini previsti per le Tariffe, o una parte non partecipi all’incontro o si ritiri dalla procedura, o se il Conciliatore dichiari l’inutilità di ulteriori tentativi di conciliazione.
In caso di esito positivo, la procedura di conciliazione si conclude con la sottoscrizione del Conciliatore e delle parti del “verbale di conciliazione”, che dà atto dell’accordo raggiunto dalle stesse parti sulla controversia. Il verbale riporta i dati identificativi delle parti, il luogo e la data del tentativo, gli estremi dell’iscrizione di Concilia al registro degli organismi di conciliazione di cui all’art. 38 D.Lgs. n. 5/03. Il Conciliatore rilascia copia del verbale alle parti, ne invia una copia alla Segreteria, che la tiene agli atti (art. 9), e una copia al responsabile del registro che, su istanza della parte interessata la trasmette al Presidente del Tribunale ai fini dell’omologazione..
In caso di esito negativo del tentativo, la parte interessata può richiedere al Conciliatore il rilascio di copia del “verbale di mancata conciliazione”.
In alternativa, nel corso della procedura le parti, che non abbiano ancora raggiunto un accordo sulla controversia, possono chiedere concordemente al Conciliatore di concludere il tentativo di conciliazione con una proposta dello stesso Conciliatore, in base alla procedura di cui all’art. 40, comma 2, >D.Lgs. n. 5/03. Nel caso in cui le parti non si accordino su tale proposta, esse sono rispettivamente tenute ad indicare la loro definitiva posizione o le condizioni a cui sono disposte a conciliare. Il Conciliatore dà atto della posizione delle parti in un apposito “verbale di fallita conciliazione”, di cui viene rilasciata copia alle parti che la richiedano.
Nel caso in cui una delle parti non si presenti al tentativo di conciliazione, il Conciliatore dà atto, nel “verbale di mancata adesione alla conciliazione”, che tale parte non ha aderito alla procedura di conciliazione cui si era obbligata. In tal caso, l’altra parte può richiedere il rilascio di copia del suddetto verbale.
In caso di mancato accordo, il Conciliatore può suggerire alle parti il ricorso ad un’altra procedura di “Adr” amministrata da Concilia, per risolvere la lite in modo rapido ed economico.
Art. 7 – Spese
Le parti devono pagare le spese previste in base alle “Tariffe” allegate al Regolamento.
Gli eventuali oneri fiscali dell’accordo di conciliazione sono a carico delle parti.
Art. 8 – Riservatezza e trattamento dei dati
L’intera procedura di conciliazione è riservata. Quanto è riferito nell’incontro non viene registrato o verbalizzato. Il Conciliatore, le parti ed i partecipanti all’incontro non devono divulgare a terzi: fatti e dichiarazioni appresi nella procedura, né utilizzarli in eventuali successivi procedimenti giudiziali o stragiudiziali, che coinvolgano una delle parti e/o l’oggetto della conciliazione. In merito agli stessi fatti e dichiarazioni, le parti devono anche astenersi dal chiamare a testimoniare in giudizio: il Conciliatore, gli addetti di Concilia e tutti i partecipanti all’incontro di conciliazione.
Concilia garantisce la sicurezza e la riservatezza del trattamento dei dati personali inviati dalle parti ed il rispetto della normativa in materia (D.Lgs. n.196/03). È consentita solo la divulgazione di dati statistici da cui non si possa risalire all’identità delle parti, salva diversa volontà delle parti.
Art. 9 – Registrazione e conservazione degli atti
Concilia amministra un “Registro degli affari di conciliazione societaria” riportando per ogni procedimento: il numero d’ordine progressivo, i dati identificativi delle parti, l’oggetto della lite, il conciliatore, la durata e l’esito del procedimento.
Concilia conserva gli atti di ogni procedura registrandoli e numerandoli in fascicoli e/o su supporti informatici, cui le parti possono accedere. È, invece, vietato l’accesso alle comunicazioni espressamente qualificate da una parte come riservate al solo conciliatore.
Concilia non è, comunque, tenuta a conservare gli atti delle procedure decorsi tre anni dalla data di conclusione della conciliazione, salva diversa prescrizione di legge.
Art. 10 – Qualificazione della controversia
La qualificazione dell’oggetto della controversia è onere della parte che deposita la domanda di conciliazione, ma durante la procedura le parti ed il conciliatore sono liberi di effettuare una diversa qualificazione della controversia.
Art. 11 – Forme di conciliazione previste da norme
Nei casi in cui delle norme prescrivano delle forme determinate, affinché la conciliazione abbia gli effetti legali voluti dalle parti, si applicano le sole disposizioni del Regolamento compatibili con la normativa di riferimento. In tal caso, la normativa da applicare alla procedura e gli effetti voluti sono comunicati per iscritto (anche via fax o e-mail) dalle parti alla Segreteria.
Art. 12 – Sanzioni
La violazione dell’obbligo di riservatezza della procedura e dell’imparzialità della nomina dei conciliatori comporta l’applicazione delle sanzioni disciplinari della sospensione o esclusione degli incarichi di conciliatore e/o dalla lista dei conciliatori, nonché dai ruoli ricoperti nell’ambito di Concilia (ad es. da membri della Segreteria). Le decisioni sono prese dal Comitato della Conciliazione, previa verifica delle ragioni degli interessati.
Art. 13 – Modifiche del Regolamento
Concilia può modificare il Regolamento rispettando gli obblighi di pubblicità previsti dalla normativa di riferimento, ma le modifiche non hanno effetto sulle procedure in corso. Il Regolamento è quello applicabile è quello in vigore al momento in cui la parte istante deposita la domanda di conciliazione.
Art. 14 – Sorte delle liti pendenti
Nel caso in cui Concilia sia sospesa o cancellata dal “Registro degli organismi di conciliazione” del Ministero della Giustizia (istituito, ai sensi del D.Lgs. n. 5/03 e del DM 23 Luglio 2004 n. 222) essa deve comunicare al più presto alle parti dei procedimenti di conciliazione pendenti, che tale provvedimento costituisce una causa di conclusione dei procedimenti di conciliazione in corso. In tal caso, Concilia deve restituire alle parti il materiale e le informazioni scritte precedentemente consegnate e quanto ricevuto a titolo di “spese” della conciliazione, in base alle “Tariffe” applicabili.
Art. 15 – Allegati
Costituiscono parte integrante del presente Regolamento, i seguenti allegati:
- “Tariffe di Conciliazione Societaria”;
- “Norme di comportamento dei conciliatori”.
"Regolamento di conciliazione comune di CONCILIA SRL"
Art. 1 – Ambito di applicazione
Le procedure di conciliazione CONCILIA SRL potranno avere ad oggetto
ogni controversia avente natura civile o commerciale, vertente
su diritti di cui le parti possano liberamente disporre, concernente
società pubbliche o private, enti, istituti, associazioni,
persone fisiche o giuridiche, aventi nazionalità italiana
e/o estera, secondo le regole rappresentate nel presente regolamento,
salvo espressa deroga delle parti, concordata con la società
CONCILIA SRL e salvo le controversie che abbiano ad oggetto le materie previste dall'art. 1 del d. lgs. 5/2003 per le quali CONCILIA SRL ha previsto un regolamento a parte.
Art. 2 – Inizio del procedimento di conciliazione
2.1 La parte
istante compila una domanda indirizzata alla società
CONCILIA SRL, avente il seguente contenuto: a) nomi, indirizzi,
recapiti telefonici, numeri di fax, e-mail e quant’altro
possa servire a rintracciare e contattare le parti della controversia;
b) una descrizione dei motivi del contendere con le richieste
della parte che attiva la procedura o, se trattasi di domanda
congiunta, le richieste di tutte le parti; c) l’indicazione
del valore della controversia; d) l’accettazione del
regolamento e del tariffario. La suddetta domanda dovrà
essere sottoscritta dalla parte richiedente o da tutte le
parti, se la domanda è congiunta, e comporta il pagamento
delle spese di inizio procedimento.
2.2 Nel caso di domanda proposta
da una sola parte, sarà cura della società CONCILIA
cercare la disponibilità dell’altra parte con
ogni mezzo idoneo a provare l’avvenuta ricezione dell’invito
a partecipare alla procedura conciliativa: se l’altra
parte non risponde o risponde negativamente entro 15 giorni
dall’avvenuta ricezione dell’invito, il tentativo
fallisce e CONCILIA SRL compila il verbale di mancata conciliazione
di cui all’articolo 4.6 del presente regolamento, comunicandolo
alle parti; se c’è disponibilità, CONCILIA SRL
fa compilare l’accettazione (con le stesse modalità
ed i medesimi contenuti della domanda), richiedendo il versamento
delle spese di inizio procedimento..
Art. 3 - Nomina del Conciliatore, data e luogo del
procedimento
3.1 CONCILIA SRL
propone alle parti il nome del conciliatore, neutrale, imparziale
ed indipendente, scelto dal proprio elenco di conciliatori
che hanno dichiarato di svolgere tale funzione per non più
di tre organismi, compresa CONCILIA SRL. Salvo diversa indicazione
delle parti o della società CONCILIA SRL in accordo con le parti, il luogo di svolgimento della procedura è la sede
di CONCILIA SRL in Via Archimede, 191 - 00197 - ROMA e la data
della prima riunione - in caso di conciliazione diretta –
è prevista entro i 15 giorni successivi alla ricezione della
domanda e dell’accettazione delle parti. In caso di conciliazione
on-line viene proposta la data e l'ora dell'incontro in chat
e vengono fornite le password per l'accesso.
3.2 Sulla
nomina del conciliatore le parti potranno formulare obiezioni
motivate entro 5 giorni dalla ricezione della comunicazione
di CONCILIA SRL di avvenuta nomina. Qualora CONCILIA SRL non ritenga
infondate le osservazioni proposte in merito dalle parti provvederà
alla designazione di un altro conciliatore, dandone comunicazione
a queste ultime. In ogni caso non possono essere nominati
conciliatori coloro i quali si trovano in una delle situazioni
di incompatibilità di cui all’articolo 51 c.p.c., che costituiscono
quindi altrettante cause di ricusazione dalle parti.
3.3 Il conciliatore designato
deve garantire la propria neutralità, indipendenza
ed imparzialità, oltre la propria idoneità al
corretto e sollecito svolgimento dell’incarico sottoscrivendo
un’apposita dichiarazione, senza la quale il procedimento
di conciliazione non può avere inizio. Il conciliatore
si impegna inoltre a comunicare immediatamente a CONCILIA SRL
delle vicende soggettive che possono avere rilevanza agli
effetti della prestazione conciliativa.
Art. 4 - Svolgimento del procedimento di conciliazione
4.1 La procedura è informale
ed i presupposti fondamentali da rispettare sono la neutralità
e l’imparzialità del conciliatore, il cui potere rimane limitato
alla facilitazione della relazione e della comunicazione tra
le parti, per il raggiungimento della soluzione. Il conciliatore,
infatti, non decide l’esito della controversia, che rimane
di esclusiva competenza delle parti e dei loro eventuali consulenti.
4.2 Tuttavia, il conciliatore
potrà in ogni fase del procedimento formulare, sia verbalmente
che per iscritto, proprie proposte conciliative atte a definire
amichevolmente la controversia, eventualmente tenendo conto
delle richieste delle parti. Per far questo il conciliatore
potrà far uso delle norme di legge, dell'equità, degli usi,
delle pratiche commerciali, delle prassi e di quant’altro
operi nei settori di riferimento.
4.3 Le parti possono avvalersi
di propri eventuali consulenti, che saranno a loro totale
carico e rispetteranno i medesimi principi dettati per le
parti stesse. I nomi e gli indirizzi di dette persone dovranno
essere comunicati per iscritto alle altre parti ed al conciliatore,
con la precisa menzione se la loro nomina è da intendersi
ai fini di rappresentanza e/o semplice assistenza e se il
consulente scelto, in caso di rappresentanza, sia o meno investito
dei poteri di transigere, fare concessioni o definire in via
conciliativa la controversia.
4.4 Le parti
devono evitare attacchi reciproci, tenere un atteggiamento
improntato al rispetto ed alla buona fede ed impegnarsi a
mantenere riservato il contenuto delle riunioni. In ogni caso
le parti sono libere di abbandonare l’incontro in ogni momento.
4.5 A discrezione del conciliatore
o su richiesta delle parti le riunioni potranno essere congiunte
tra tutte le parti e/o riservate tra il conciliatore e ciascuna
delle parti (non è obbligatorio rispettare il principio del
contraddittorio). Il contenuto del colloquio con ogni singola
parte rimarrà riservato, salvo diversa disposizione della
parte interessata.
4.6 Alla fine della prima
riunione o dell'incontro on-line si potrà confermare l’impossibilità
di giungere ad un accordo, per cui il conciliatore dichiarerà
decaduto il tentativo (su richiesta delle parti il conciliatore
può comunque fare una proposta ultimativa di soluzione), oppure
si fisserà un nuovo incontro, oppure si giungerà ad un accordo.
4.7 In ogni caso, alla fine
del procedimento, il conciliatore compila un verbale di avvenuta
o mancata conciliazione, che contiene gli estremi delle parti,
del luogo e della data del tentativo, dell’esito della procedura.
Di tale verbale viene rilasciata copia alle parti, mentre
una copia viene tenuta agli atti di CONCILIA SRL.
4.8 In caso di avvenuta conciliazione,
gli estremi della soluzione saranno contenuti in separato
accordo che sarà firmato dalle parti. Nei casi previsti
dalla legge il verbale di avvenuta conciliazione comprenderà
le indicazioni dell’accordo e potrà assumere
efficacia di titolo esecutivo.
Art. 5 -Durata e conclusione del procedimento di conciliazione
5.1 Qualora non diversamente
stabilito prima dell’inizio del procedimento di conciliazione,
questo dovrà aver termine entro 30 giorni decorrenti
dalla data di nomina del conciliatore, salva la facoltà
del conciliatore stesso di prorogare il suddetto termine a
sua insindacabile discrezione.
5.2 Il procedimento si considera
concluso qualora intervenga una delle seguenti cause: a) la
sottoscrizione ad opera delle parti di un accordo di conciliazione;
b) la comunicazione scritta o verbale di una o più parti al
conciliatore di ritirarsi dalla procedura di conciliazione;
C) lo spirare del termine di scadenza del procedimento di
conciliazione di cui all'Art. 5.1, salvo le eventuali proroghe
o gli eventuali accordi precedentemente presi dalle parti
D) il mancato pagamento in anticipo ad opera di ciascuna delle parti dell’importo
così come determinato in base alle tariffe CONCILIA SRL.
Art. 6 – Riservatezza e confidenzialità del procedimento
di conciliazione
6.1 Facendo salva una diversa
previsione concordata per iscritto tra le parti e l'applicazione
delle norme inderogabili di legge, le parti stesse si impegnano,
con la sottoscrizione di cui all’art. 2.2 del presente regolamento,
a che l'intero procedimento di conciliazione non venga da
esse mai utilizzato in giudizi in corso e/o in eventuali giudizi
futuri di qualsiasi genere e specie, ivi compresi procedimenti
arbitrali o similari. E’ fatta salva la possibilità, per le
parti, di procedere alla divulgazione dei punti dell’accordo
raggiunto secondo quanto dettato dalla normativa di riferimento,
in quanto applicabile, e qualora tale possibilità sia strettamente
necessaria per dare esecuzione ed attuazione concreta all’accordo
stesso. Le parti potranno accordarsi sulle modalità e sui
tempi della divulgazione dell’accordo stesso.
6.2 Le parti si impegnano
a non produrre come elemento di prova in procedimenti giudiziari,
arbitrali o similari, in corso e/o futuri: a) la documentazione,
le dichiarazioni e le notizie intercorse durante il procedimento
di conciliazione, a meno che tali elementi di prova non siano
stati acquisiti in maniera alternativa al procedimento conciliativo;
b) le opinioni, le dichiarazioni, le proposte e quant’altro
espresso dalle parti e/o dal conciliatore nel corso dell’intero
procedimento; c) il fatto che una parte abbia espresso la
sua volontà, nel corso della sessione conciliativa, di accettare
o di voler accettare una ipotesi conciliativa della lite proposta
dall’altra parte.
6.3 Il conciliatore non potrà
essere chiamato quale testimone - in giudizi in corso e/o
in eventuali giudizi futuri di qualsiasi genere e specie,
ivi compresi procedimenti arbitrali - a riferire su un qualsiasi
aspetto del procedimento di conciliazione, tranne nelle ipotesi
di obbligo alla testimonianza previsto da legge o di autorizzazione
scritta di tutte le parti.
Art. 7 - Responsabilità e tenuta atti/registrazione
7.1 La società CONCILIA SRL ed il conciliatore nominato per il procedimento
non potranno essere ritenuti in alcun modo responsabili per
gli atti o le omissioni inerenti la preparazione, lo svolgimento
e la conclusione del procedimento di conciliazione, salvo
che per dolo o colpa grave.
7.2 La società CONCILIA SRL
conserva gli atti relativi ad ogni singolo procedimento in
fascicoli registrati e numerati cui le parti possono accedere
e tiene un registro degli affari di conciliazione con le annotazioni
relative al numero d’ordine progressivo, i dati identificativi
delle parti, l’oggetto della controversia, il conciliatore
designato, la durata del procedimento ed il relativo esito.
Art. 8 - Spese
Per il procedimento di conciliazione ciascuna parte dovrà
corrispondere in anticipo a CONCILIA SRL 30 euro per le spese di avvio del
procedimento ed un importo variabile in relazione al valore
della controversia, secondo le tariffe CONCILIA SRL
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